住民票の写しに係る記載内容の不具合について

住民票の写しに係る記載内容の不具合について

本市が交付する住民票の写しにおいて、下記のとおり不具合が生じていることが判明しました。

今後、同じことを繰り返さないよう再発防止に努めてまいります。

概要

本市が使用している日本電子計算株式会社の住民記録システムを、国が求めるシステム標準化に対応した同社提供のシステムへ更新し、令和7年12月1日から稼働しようとした際事前に行ったテストにおいて、住民票の写しの記載内容の不具合等が発覚したものです。

不具合の内容

（1）転入前住所欄（別紙の（1）を参照）

　合併前に旧町内で転居している場合に、「転入前住所欄」に転居前の旧町内の住所が記載される場合がある。

（2）異動前住所欄（別紙の（2）を参照）

　合併以降、住所異動していない場合に、旧田原町および旧赤羽根町の方は「異動前住所欄」に合併前の旧町の住所表記が異動前住所として記載されているが、旧渥美町の方は異動前住所として表示されず、統一されていない。

• (別紙)住民票不具合参考例 （PDF 114.1KB）

原因

　従前のシステムで「前住所」として保有していた住所情報を、国のシステム標準仕様書のとおり、「転入前住所」と「異動前住所」へ正しく振り分けるべきところ、旧町の住所データの見直しの必要性について、同社および本市が気づくことなくシステム更新を行ったため、不具合が発生したものです。また、発表が遅れたのは、発生している事象の全容把握に時間を要したことによるものです。

不具合等への対応

（1）現在の対応

　現在、住民票の写しの交付については、（1）不具合の改修には相当の期間がかかること、（2）現住所の証明書として有効であること（3）全ての住民票写しを訂正して交付することは窓口での停滞を招くことから、市民課、赤羽根市民センターおよび渥美支所の証明書発行窓口において、該当する方に対して説明して交付するようにしており、申出がありましたら、訂正に応じるようにしております。

（2）今後の対応

　令和8年2月末のシステム改修を目指しておりますが、不具合が解消されるまでの間について、窓口、HP等で現在起きている不具合の事象および発行されている住民票が現住所の証明書として有効であることについて周知を行い、訂正を希望する申出者に対し、窓口で訂正を行います。コンビニ交付により発行される住民票の写しについても、同様に窓口において訂正に対応します。

　異動前住所の記載が必要な方には、異動履歴が記載される個人票の住民票の写しを交付します。また、本籍地が田原市にある方につきましては、戸籍の附票の取得を案内します。

再発防止

　今後、システム更新の際には、事前の動作テストを確実に行うとともに、記載事項に誤りがないか等、確認作業を徹底してまいります。